1. Wstęp i cel

Niniejsza Polityka Jakości dotyczy Remedic sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. płk. Francesco Nullo 30/LU2, 31-543 Kraków, wpisanej do KRS pod numerem 0001107899, NIP 675-179-94-26. Określa zasady, cele i odpowiedzialności związane z zapewnieniem jakości usług medycznych oraz procesów wspierających w całej organizacji. Obowiązuje wszystkich pracowników, współpracowników, dostawców i podwykonawców działających na rzecz Remedic. Celem dokumentu jest stałe podnoszenie bezpieczeństwa i satysfakcji pacjentów, zgodność z przepisami prawa oraz ciągłe doskonalenie procesów.

2. Misja, wizja, wartości

  • Misja: szybka, rzetelna diagnostyka i skuteczne leczenie prowadzone z poszanowaniem godności pacjenta.
  • Wizja: nowoczesne centrum specjalistyczne pierwszego wyboru w Krakowie.
  • Wartości: bezpieczeństwo pacjenta, odpowiedzialność, przejrzystość, współpraca interdyscyplinarna, naukowa aktualność.

3. Zakres systemu jakości

System obejmuje: rejestrację, konsultacje, diagnostykę (laboratoryjną i obrazową), świadczenia ambulatoryjne, przygotowanie i opiekę pozabiegową, edukację zdrowotną, zarządzanie dokumentacją medyczną i informacją, zakupy i nadzór nad dostawcami, infrastrukturę i aparaturę, BHP, RODO/bezpieczeństwo informacji oraz komunikację z pacjentem.

4. Zgodność i standardy

  • Obowiązujące akty prawne (m.in. ustawa o działalności leczniczej, prawa pacjenta i Rzecznik Praw Pacjenta, RODO, Kodeks pracy, przepisy sanitarne).
  • Krajowe i branżowe wytyczne kliniczne.
  • Dobre praktyki zarządzania jakością w modelu PDCA i podejściu procesowym z myśleniem opartym na ryzyku.

5. Zasady jakości (przekrojowe)

Legalność, rzetelność, przejrzystość, minimalizacja i adekwatność danych, prawidłowość, ograniczenie czasowe, bezpieczeństwo, odpowiedzialność za wynik kliniczny, koncentracja na pacjencie, pomiar efektów.

6. Podejście procesowe i ryzyko

  • W związku z przetwarzaniem Twoich danych przysługują Ci następujące prawa:
  • Zmapowane procesy główne (opieka nad pacjentem), pomocnicze (personel, zakupy, IT), zarządcze (planowanie, audyty, CAPA).
  • Właściciele procesów, cele, mierniki i progi alarmowe.
  • Rejestr ryzyk klinicznych i organizacyjnych; analiza przyczyn źródłowych (RCA), działania korygujące i zapobiegawcze.

7. Zobowiązania kierownictwa

  • Zapewnienie zasobów (personel, infrastruktura, aparatura).
  • Wyznaczanie i okresowy przegląd celów jakości.
  • Kultura bezpieczeństwa: raportowanie zdarzeń niepożądanych bez obawy o sankcje, komunikat do pacjenta.
  • Przegląd zarządzania min. raz w roku (wyniki, ryzyka, zasoby, plan doskonalenia).

8. Cele i mierniki (KPI — przykłady)

  • Dostępność: czas do pierwszej wizyty planowej ≤7 dni; teleporada pilna ≤24 h.
  • Diagnostyka: opis EKG/USG/USG Doppler/ECHO w ≤24–72 h wg typu badania.
  • Jakość dokumentacji: ≥98% kompletności w audycie kwartalnym.
  • Bezpieczeństwo: 100% zdarzeń niepożądanych z analizą i CAPA ≤30 dni.
  • Satysfakcja pacjenta: NPS ≥70; skargi zasadne <1% wizyt/kwartał; odpowiedź ≤14 dni.
  • Kompetencje: 100% obowiązkowych szkoleń w terminie; superwizje wg harmonogramu.

9. Bezpieczeństwo pacjenta

  • Identyfikacja w dwóch krokach; „time-out” i listy kontrolne przy procedurach.
  • Zgoda poinformowana i komunikacja wyników.
  • Kontrola zakażeń: higiena rąk, dezynfekcja, gospodarka odpadami, profil antybiotykowy.
  • Postępowanie przy zdarzeniach: rejestr, analiza, plan działań, informacja zwrotna.

10. Personel i kompetencje

  • Profil kompetencyjny dla stanowisk, weryfikacja uprawnień, rejestr szkoleń.
  • Plan szkoleń: BHP, RODO/bezpieczeństwo informacji, pierwsza pomoc/ALS wg roli, standardy kliniczne, obsługa aparatury, komunikacja z pacjentem.
  • Ocena okresowa i ścieżki rozwoju.

11. Aparatura, IT i środowisko pracy

  • Ewidencja, przeglądy, kalibracje i kwalifikacje urządzeń.
  • Walidacja oprogramowania medycznego/administracyjnego; kopie zapasowe, DRP/BCP.
  • Nadzór nad warunkami środowiskowymi (czystość, ergonomia, dostępność).

12. Dostawcy i podwykonawcy

  • Kryteria kwalifikacji, umowy, SLA.
  • Okresowa ocena (terminowość, zgodność, incydenty).
  • Wymogi dot. RODO/bezpieczeństwa informacji i jakości świadczeń

13. Dokumentacja i informacja

  • Nadzór nad dokumentami (wersjonowanie, dystrybucja, archiwizacja).
  • Dokumentacja medyczna zgodna z prawem, kompletna i czytelna.
  • Komunikacja wewnętrzna: odprawy, biuletyny jakości, tablice KPI.

14. Ochrona danych i bezpieczeństwo informacji

  • Zasada minimalizacji, legalność, adekwatność i ograniczenie czasowe.
  • Role i odpowiedzialności (Administrator, upoważnieni użytkownicy).
  • Ocena ryzyka, incydenty, testy planów ciągłości, szkolenia personelu.
  • Współpraca z podmiotami przetwarzającymi na podstawie umów powierzenia.

15. Komunikacja z pacjentem

  • Jasna informacja o świadczeniach, cenach i czasie oczekiwania.
  • Dostępne kanały kontaktu: rejestracja, e-mail, formularz online, teleporady.
  • Procedura skarg/wniosków/pochwał; informacja o prawach pacjenta.

16. Audyty, monitorowanie i doskonalenie

  • Roczny plan audytów wewnętrznych; karty niezgodności i CAPA z oceną skuteczności.
  • Przeglądy wskaźników, trendów i ryzyk; projekty doskonalące (Kaizen/Lean w ochronie zdrowia).
  • PDCA: planowanie celów → wdrożenie → pomiar → korekta.

17. Etyka i równe traktowanie

  • Zero tolerancji dla dyskryminacji, nadużyć i korupcji.
  • Zarządzanie konfliktem interesów.
  • Dostępność usług dla osób ze szczególnymi potrzebami.

18. Odpowiedzialności

  • Zarząd: ustanawia politykę, cele, zapewnia środki, zatwierdza wyniki przeglądu.
  • Pełnomocnik ds. jakości/koordynator: utrzymuje system, prowadzi audyty, CAPA, raportuje do Zarządu.
  • Kierownicy komórek: realizują cele, zarządzają ryzykiem i personelem, raportują KPI.
  • Każdy pracownik: zna procedury, zgłasza niezgodności i zdarzenia, dba o bezpieczeństwo pacjenta.

19. Upowszechnienie i przegląd

Polityka jest publicznie dostępna i komunikowana wszystkim pracownikom, współpracownikom oraz partnerom. Podlega przeglądowi co najmniej raz w roku lub po istotnych zmianach prawnych/organizacyjnych. Stanowi ramę do formułowania celów jakości, podstawę audytów oraz ocen rocznych.